Summary
L’assistant(e) de direction est chargé(e) d’une grande variété de tâches administratives pour soutenir l’équipe de direction et d’autres membres de l’encadrement supérieur. L’Adjoint(e) Exécutif(ve) est responsable d’une grande variété de tâches administratives pour soutenir l’équipe exécutive et d’autres membres de la direction. Ses fonctions incluent, mais ne se limitent pas à, la réception, l’organisation des déplacements, la prise et la distribution des comptes rendus de réunions, la gestion des rendez-vous, ainsi que la rédaction de correspondances internes et externes. L’Adjoint(e) Exécutif(ve) doit également maintenir la confidentialité et interagir de manière professionnelle avec les employés, la direction et le public. Parmi les autres responsabilités, il/elle sera chargé(e) de la gestion des réservations logistiques internationales, de la réconciliation des relevés de cartes de crédit et de l’utilisation des fonctions avancées d’Excel pour l’analyse de données. D’autres tâches peuvent être assignées selon les besoins.
Fonctions
- Fournir un soutien direct en matière d’administration et de gestion de bureau à tous les membres de l’équipe de direction et à d’autres membres de l’encadrement supérieur, selon les instructions reçues.
- Examiner, évaluer et distribuer la correspondance prioritaire pour l’équipe de direction.
- Préparer les calendriers de voyage, organiser les déplacements et faire les réservations pour l’équipe de direction et les autres membres de l’encadrement supérieur.
- Coordonner la logistique des activités de l’équipe de direction, y compris les réunions, les séminaires, les ateliers, les projets spéciaux et les événements.
- Responsable des paiements, de l’enregistrement et de la participation aux événements
- Examiner tous les documents, rapports et correspondances préparés pour les signatures de la direction en ce qui concerne le format, le contenu, la grammaire et l’orthographe, et procéder à des modifications si nécessaire.
- Préparer et réviser les projets de rapports, la documentation de base et les recherches.
- Organiser et tenir à jour les dossiers, les registres et les documents, tant électroniques que physiques.
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques entrants, les courriels et les visiteurs pour le bureau exécutif.
- Recevoir le courrier entrant et renvoyer ou réorienter les appels, les courriels ou les visiteurs selon les besoins.
- Gérer l’inventaire général des courriels
- Coordonner les activités du bureau et faciliter la communication entre les services
- Dépanner et/ou faire remonter les problèmes d’administration du bureau, y compris la technologie et l’équipement de bureau.
- Faciliter la communication entre les chefs de service, les responsables d’unité opérationnelle et les chefs de projet.
- Remplir les notes de frais, payer les factures et effectuer d’autres tâches connexes, y compris le rapprochement des relevés de cartes de crédit.
- Préparer et réviser les présentations
- Participer à diverses réunions internes (sur demande) et rédiger des comptes rendus détaillés de ces réunions.
- Présenter une image positive et professionnelle du bureau exécutif à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres contacts.
- Coordonner et préparer les documents pour les réunions du conseil d’administration, y compris les ordres du jour, les procès-verbaux et les rapports.
- Faciliter la communication entre les membres du conseil d’administration et la direction générale, en veillant à ce que les informations soient diffusées en temps utile et à ce que les mesures prises fassent l’objet d’un suivi.
- Utiliser Excel pour créer des tableaux croisés dynamiques, effectuer des analyses de données et fusionner des données à des fins de reporting et de prise de décision.
- Coordonner les voyages internationaux, en veillant à ce qu’ils soient organisés en temps voulu et dans le respect des réglementations.
- D’autres tâches sont assignées en fonction des besoins.
Exigences
- Diplôme d’études supérieures en administration des affaires ou dans une discipline pertinente, requis.
- 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction administrative ou dans l’assistance aux cadres, de préférence.
- Bilingue en français et en anglais (à l’oral et à l’écrit).
- Connaissance approfondie des procédures et pratiques administratives.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power Point). La maîtrise d’Excel doit comprendre des fonctions avancées telles que les tableaux croisés dynamiques, la fusion de données et l’analyse de données.
- Débrouillard, flexible et proactif dans l’identification de solutions.
- Compétences éprouvées en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités de manière efficace dans un environnement en évolution rapide.
- Haut niveau de professionnalisme, souci du détail et discrétion dans le traitement d’informations sensibles.
- Capacité à traiter des questions confidentielles avec la plus grande discrétion.
- Il doit être flexible et capable de s’adapter à diverses demandes et priorités.
Conditions de travail
- Dextérité manuelle requise pour utiliser les ordinateurs et les équipements.
- Interagir avec les employés, les différents niveaux de gestion et le grand public.
- Capacité à soulever jusqu’à 25 livres.
- Travail répétitif.
- Le travail s’effectue principalement au siège social à Winnipeg, au Manitoba.
- Vous pouvez être amené à travailler certains soirs et week-ends.
- Il doit être flexible et capable de s’adapter à diverses demandes et priorités.
- Vous devez être en mesure de faire face à des interruptions fréquentes dans le cadre de votre travail.
- Il peut être nécessaire de travailler hors site pour des événements dans des communautés urbaines et rurales.
- L’environnement est parfois bruyant.
Compétences de base
- Orientation qualité
- Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps
- Résolution de problèmes et pensée critique
- Responsabilité et fiabilité
- Éthique, haut niveau de professionnalisme et intégrité
- Planification et organisation
- Excellente communication écrite et orale
- Souci du détail
- Travail d’équipe
Avantages de l'organisation
- Salaire compétitif
- Programme d’avantages collectifs des chambres de commerce
- Cotisations jumelées à un REER
- Développement professionnel
- Stationnement subventionné
- Allocation de télécommunications
- Environnement de travail hybride
- Horaire flexible
- Comité social
- Congé entre Noël et le Nouvel An
À propos du World Trade Centre Winnipeg
Le World Trade Centre Winnipeg (WTC Winnipeg) est membre de la World Trade Centre’s Association, le principal réseau de commerce international, qui représente plus de 300 World Trade Centres dans près de 100 pays.
Le WTC Winnipeg apporte son soutien aux Manitobains qui souhaitent créer une entreprise et aux entreprises qui cherchent à se développer au-delà du Manitoba.
Comment postuler
Postulez en envoyant votre lettre de motivation et votre curriculum vitae à [email protected]
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 5 janvier 2025.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées seront contactées pour un entretien.
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