L’importance d’un plan d’affaires – Partie 2 Sep 15, 2023

Dans la partie 1 de cette formation, vous avez découvert l’importance de la planification des affaires et certains des éléments clés d’un bon plan d’affaires:
– Sommaire
– Analyse de l’industrie et du marché
– Stratégie de commercialisation
– Prévisions financières

Aujourd’hui, nous allons conclure en nous plongeant dans les opérations et la gestion, l’analyse des risques et la planification d’urgence, la section d’annexe, ainsi que les erreurs courantes et les pratiques exemplaires à adopter lors de la rédaction de votre plan.

Exploitation et gestion

Cette section vise à expliquer votre modèle d’affaires et la façon dont votre entreprise sera exploitée. Vous créerez une structure claire des processus et procédures nécessaires qui vous aidera à faire pénétrer vos produits ou services dans le marché.

C’est pourquoi il est essentiel de comprendre votre modèle d’affaires puisque le processus varie en fonction du modèle. Votre entreprise est-elle axée sur le service, les ventes au détail, la fabrication, le commerce électronique ou même fondée sur les technologies?

Voici quelques-uns des secteurs des activités opérationnelles : recherche et développement, fabrication et production, gestion des stocks, logistique, ainsi que ressources humaines et politiques internes de l’entreprise, dont je vous parlerai plus en détail ici.

Besoins en ressources humaines

Vous devez décrire les besoins de votre entreprise sur le plan des ressources humaines. Aurez-vous des employés, dès maintenant ou plus tard? Ferez-vous appel à des pigistes ou à des sous-traitants? Qu’en est-il des régimes d’avantages sociaux? Si vous embauchez des employés, vos prévisions financières devront tenir compte des coûts associés au Régime de pensions du Canada, à l’assurance-emploi ainsi qu’aux vacances ou à l’indemnité de congé annuel. Ces coûts s’additionnent rapidement; il est donc important de vous assurer de bien comprendre ces détails.

Politiques internes de l’entreprise

La compréhension des politiques internes de votre entreprise vous aidera à répondre aux exigences des nombreux intervenants gravitant autour de votre entreprise (par exemple, l’ARC, les fournisseurs, les clients, les employés, etc.). Il n’est pas rare que les entreprises ne respectent ou même ne comprennent pas, ces exigences, ce qui les mène à l’échec.

Les politiques internes de l’entreprise décrivent un vaste éventail d’activités, notamment ce qui a trait à la facturation de la TPS ou TVD, aux exigences propres au secteur (la WCB, la formation sur la santé et la sécurité dans le milieu de travail), au crédit et aux comptes clients. Si vous avez déterminé vos fournisseurs clés, qui sont-ils et quelles sont leurs conditions en matière de crédit? Qui s’occupera des dossiers financiers? Vous devez aussi dresser la liste des assurances, permis et licences nécessaires à vos opérations commerciales ainsi que les règles et règlements qui les régissent.

Analyse des risques et planification d’urgence

Toutes les entreprises s’exposent à des risques – à la fois internes et externes – et il vous appartient de comprendre où résident ces risques au meilleur de vos capacités. Vous ne voudriez pas laisser le hasard décider pour ensuite découvrir qu’il existe des problèmes et avoir à y réagir spontanément. Préparez-vous à tous les scénarios pour pouvoir y répondre de manière appropriée plutôt que d’y réagir.

Une analyse PESTLE peut vous aider à cerner les risques externes et les menaces.

Voici quelques exemples de risques internes:
Votre équipe de direction, les clients, la conformité, la gestion des flux de trésorerie, les employés, les coûts des produits, les besoins financiers et plus encore.

Une fois que vous avez dressé la liste des risques pour votre entreprise, vous pouvez commencer à créer un plan d’urgence pour les atténuer.

La fonction d’un plan d’urgence est de permettre à votre entreprise de reprendre ses activités quotidiennes rapidement et efficacement après un événement imprévu. Ce plan protège les ressources, minimise les inconvénients pour les clients et attribue à chaque membre du personnel des responsabilités précises.

Annexe

Finalement, ajoutez une section réservée aux annexes à votre plan d’affaires.

Une annexe organise votre plan d’affaires de manière concise, en le centralisant. Elle comprend des informations supplémentaires qui ne s’intègrent pas harmonieusement à votre plan d’affaires, mais qui appuient ses composantes en y ajoutant des détails. Les informations doivent être facilement trouvables et bien organisées.

Par exemple: matériel de marketing, conceptions, contrats, étude de marché primaire et secondaire, organigrammes, licences, etc.

Erreurs courantes

Se laisser paralyser par l’analyse

Les propriétaires d’entreprise s’embourbent souvent dans les détails et les particularités durant les premières étapes alors qu’ils devraient se concentrer sur l’exécution. Lorsque vous lancez votre entreprise, vous devez recueillir seulement la dose d’information nécessaire pour vous aider à avancer et à prendre des décisions éclairées en vous fondant sur vos connaissances ET sur votre expérience. C’est pourquoi un modèle d’affaires (dont je parlerai brièvement un peu plus tard) peut vous aider à articuler rapidement votre idée d’entreprise au départ pour ensuite vous permettre d’entrer dans les détails au fil de votre parcours en affaires.

Lorsque vient le temps de bien articuler votre plan, l’un des aspects les plus complexes est celui des prévisions financières. Vous devez absolument chercher de l’aide et des conseils si vous en avez besoin. Ne jetez pas l’éponge simplement parce que vous ne comprenez pas. Les entreprises prospères sont généralement détenues par des propriétaires qui demandent de l’aide quand ils ignorent quelque chose!

Omettre de revisiter et de mettre à jour le plan

Les propriétaires d’entreprise élaborent souvent un plan au cours des étapes initiales pour prouver la viabilité et obtenir du financement. Mais ils omettent de mettre à jour le document en fonction des facteurs internes et externes qui changent constamment et qui influent sur leur entreprise. Un plan d’affaires est un document évolutif! Vous devriez prendre le temps de revisiter votre plan assez souvent. Déterminez une fréquence régulière pour mettre à jour votre plan. Vous aurez ainsi plus d’assurance par rapport à vos connaissances et à votre exécution. La fréquence peut être mensuelle pour certains alors qu’elle peut être trimestrielle ou annuelle pour d’autres.

Sombrer dans le biais de confirmation

Les entrepreneurs sont incroyablement passionnés par leurs idées et leurs objectifs. Ils veulent, évidemment, que leur entreprise connaisse un succès retentissant – et c’est tout à leur honneur. Mais les propriétaires d’entreprise commettent l’erreur fréquente d’embellir leur plan d’affaires pour afficher un optimisme inébranlable. Plutôt que de se montrer prudemment optimistes, ils misent sur chaque aspect pour démontrer en quoi leur entreprise est à l’abri de pratiquement tous les risques. Cette pratique est en fait contre-intuitive puisque les bailleurs de fonds savent que cette vision n’est pas réaliste. Lorsque vous prétendez que les risques n’existent pas et que vous omettez de les mettre en lumière ainsi qu’un plan pour les éliminer, vous laissez voir que votre plan n’est pas fondé sur la logique et la réalité. Mettez votre FFPM, votre PESTLE et votre cadre de travail des 5 forces à profit!

Ne pas fonder son plan sur l’étude de marché et les besoins du client

Dans le même esprit que le point précédent, vous devez vous assurer que votre plan se fonde sur des données réelles, et non des hypothèses. Assurez-vous de faire des recherches et de collecter des données et des informations fiables propres à votre secteur, et traduisez ces informations d’une manière qui appuie votre entreprise tout en restant honnête.

Rédiger d’abord le sommaire et gonfler la valeur de l’entreprise

Le sommaire devrait être rédigé en dernier et reprendre quelques-uns des éléments clés de chacun des aspects abordés dans le plan d’affaires. Il s’agit d’un aperçu de votre plan, qui aide le lecteur à se préparer pour la suite. Il doit être clair et concis afin de captiver le lecteur. Soyez factuel et objectif. Le vocabulaire doit être percutant et positif. Soyez bref, direct et raffiné. Et adaptez votre plan en fonction de votre public.

Présenter une mauvaise structure et organisation

La façon dont le contenu de votre plan d’affaires est présenté peut influencer la perception que l’on se fait de votre entreprise. Il est important que le plan d’affaires que vous allez présenter aux intervenants soit écrit et organisé de façon claire.

Voici quelques conseils pour vous assurer que votre plan d’affaires est compréhensible:
– Vérifiez la grammaire et assurez-vous de ne laisser aucune faute d’orthographe
– Évitez les phrases longues.
– N’employez pas d’acronymes sans en donner la définition
– Écrivez à la troisième personne, comme si votre entreprise était le rédacteur
– Structurez votre plan d’affaires en le dotant de sections bien définies et d’une annexe
– Assurez-vous que vos documents de référence sont facilement accessibles

Soyez précis et fournissez des exemples et des preuves. Sachez de quoi vous parlez et défendez vos affirmations!

Pratiques exemplaires

Passer du générique au spécifique

On peut facilement s’y perdre en voulant rédiger le document de 20 à 40 pages « parfait ». Mais l’important durant les premières étapes est de réaliser le travail et d’obtenir de la rétroaction sur vos produits et services. Vous essayez de trouver la place de votre produit sur le marché. Vous pouvez avoir un plan d’affaires incroyable, mais si vous n’avez pas conçu votre produit et ne l’avez pas mis entre les mains de votre client idéal, votre entreprise n’existe pas réellement.

Mais ça ne veut pas dire que vous n’avez pas besoin d’un plan! Vous savez maintenant que ce n’est pas une bonne idée de ne pas en avoir. Alors, qu’est-ce que vous devriez faire? Soyez proactif et planifiez, mais commencez en adoptant une vision large. Un outil comme un modèle d’affaires (que je partagerai plus tard avec les autres ressources) peut vous aider à concrétiser rapidement votre idée. Une fois que vous l’avez développée, il devient beaucoup plus simple d’en préciser les détails.

Passer en revue et mettre à jour le plan régulièrement

Souvenez-vous : un plan d’affaires doit être constamment revisité et adapté. Ne vous contentez pas de l’écrire pour obtenir votre financement pour ensuite le laisser accumuler la poussière dans l’étagère. Gardez-le à proximité pour le consulter et le revisiter fréquemment.

Songer à toutes les possibilités, optimistes comme pessimistes

Lorsque vous écrivez votre plan, vous ne devez pas prévoir que tout ira merveilleusement bien. Ce n’est pas réaliste. Votre plan devrait plutôt comprendre des options pour traiter des principales menaces à votre entreprise. La devise du golfeur « plus je m’exerce et plus la chance me sourit » peut s’appliquer ici. Vous pouvez « vous exercer » à prendre diverses décisions fondées sur les nombreux scénarios que vous avez envisagés. Cette démarche vous aidera à prendre d’éventuelles décisions plus éclairées, de façon plus posée et plus proactive.

Obtenir des avis extérieurs

De nombreux mentors et ressources s’offrent à vous, ici. Mettez-les à profit! Il devient difficile de repérer les erreurs lorsqu’on est totalement investi dans sa propre vision. On doit éviter de se laisser influencer par ses préjugés et considérer son entreprise dans un contexte plus large, comme un tout. Les perspectives extérieures aident à y parvenir.

Ressources supplémentaires

– Modèle de plan d’affaires de Futurpreneur Canada
– Modèle de plan d’affaires pour entrepreneurs

Cet article a été rédigé par Paul Keefe.
« En tant que conseiller en commerce du WTC Winnipeg, je suis heureux de vous aider de toutes les manières possibles. N’hésitez pas à me contacter pour obtenir des conseils sur votre parcours commercial, vos défis ou toute autre question connexe. »

pkeefe@wtcwinnipeg.com

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